Информационная безопасность

1. 1. Изменение доступа к созданию общих групп сотрудников
   Каждый пользователь системы Олимп может создавать личные группы сотрудников для работы с назначением исполнителей, формированием заданий и т.п. То есть личная группа включает в себя определенный перечень сотрудников, и отображается она только у создателя этой группы (если не добавляется доступ для кого-либо). Также в системе существуют общие группы сотрудников, создаваемые и видимые для всех пользователей, например, администратором системы. В систему внесены изменения по доступу пользователей к созданию общих групп. Доступ устанавливается по контрольным точкам КТ стАдминГрупп и КТ стОтвГрупп, которые включены в следующие роли: КТ стАдминГрупп: ДП-Общие справочники, Адм.-Система, Адм.-Делопроизводство КТ стОтвГрупп: СправочникиСоздательГрупп, ДП-Общие справочники, Адм.-Система, Адм.-Делопроизводство.
2. 2. Пользователи системы
   В обновление системы добавлена возможность быстро ознакомиться с основной информацией по пользователю, а также добавить новые параметры, не заходя в его карточку. Речь идет о режиме "Пользователи". В список добавлены закладки, на которых расположена основная информация по пользователю с перечнем доступных действий. Ранее, чтобы, например, добавить новую роль пользователю, приходилось открывать его карточку. Сейчас достаточно нажать на кнопку "Добавить" на закладке "Роли и группы".

Расчеты с работниками

1. 1. Изменена карточка банковского счета физического лица
   Ранее в карточке счета физического лица было обязательно заполнение номера счета организации в банке (зарплатного проекта). Сейчас введена возможность указания счета сотрудника в стороннем банке (в котором у организации не открыто расчетного счета). Дополнительно в карточку добавлен признак "Только для прямых выплат пособий". Данный признак указывает на то, что счет сотрудника не будет учитываться в выплате заработной платы сотрудников.
2. 2. Реестры на выплату пособий ФСС
   Добавлен режим "Реестры сведений для выплаты пособий" (пункт меню Расчет и выплата). В режиме формируются реестры для отправки в ФСС. Реестр можно выгрузить в формат XML, либо напрямую отправить подписанный файл в ФСС (в формате ESL). Для прямой отправки в ФСС на рабочем месте пользователя должны быть установлены соответствующие сертификаты электронных подписей.
3. 3. Изменен алгоритм счета выплаты заработной платы
   В карточке карт-счета физического лица добавлен признак "Только для прямых выплат пособий", который указывает на то, что пособия, выплачиваемые ФСС в рамках проекта "Прямые выплаты" перечисляются на данный счет сотрудника. Такие счета предназначены только для выплаты пособий, выплата заработной платы на данный счет производиться не будет. Если у сотрудника будет введен один счет с признаком "Только для прямых выплат пособий", то выплата заработной платы сотрудников будет произведена через кассу.
4. 4. Отправка реестров пособий в ФСС
   При отправке реестров пособий для выплаты в ФСС производится выгрузка реестра в файл XML-формата, его подпись электронным сертификатом, отправка на шлюз ФСС. Ранее если реестр содержал ошибочные ситуации выводилось предупреждение и пользователь мог выбрать отправлять ему данный реестр в ФСС, либо нет. Теперь реестры с ошибочными ситуациями по умолчанию не будут отправляться в ФСС. Программа выведет соответствующее сообщение и сформирует протокол ошибок. Для отправки нужно исправить ошибки и повторно отправить реестр.
5. 5. Изменение формирования ЕРСВ
   Расчет страховых взносов формируется в файл XML-файла. Выгрузка данного файла переведена на формат 5.02. Если организация производит оплату листков нетрудоспособности напрямую через ФСС, то в Приложении 2 Расчет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством к разделу 1 проставится признак выплаты 1 - прямые выплаты (ранее всегда ставился 2 - зачетная система). В данном случае раздел с расходами ФСС заполняться не будет. Добавлен новый атрибут Количество физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы ФСС, ранее данный атрибут отсутствовал в отчетности.
6. 6. Получение состояния реестра выплаты пособий
   Реестры на прямые выплаты пособий отправляются с помощью специального шлюза приема документов ФСС (http://docs.fss.ru/). В режиме реестров для каждого реестра отправленного непосредственно через Олимп прописывается его идентификатор на шлюзе и получается состояние. Внизу списка реестров можно подробно посмотреть причину отказа получения. С помощью "Доп.функции" можно перейти к просмотру конкретного реестра на шлюзе. Состояние реестра проверяется автоматически каждые 10 минут, с помощью Доп.функции можно проверить статус документа вручную. Отметим, что проверка состояния реестра доступа только с рабочих мест, на которых открыто подключение к интернету.
7. 7. Изменена кодировка выгрузки СЗВ-Стаж
   Отчетность СЗВ-Стаж подается ежегодно по всем сотрудникам, работающим хотя бы один день в организации, либо выполняющих работы по гражданско-правовому договору. Данная отчетность формируется в XML-файл, подписывается электронной подписью и отправляется в ПФР. Ранее XML-файл отчетности формировался в кодировке windows-1251, теперь кодировка будет utf-8.

Документооборот

1. 1. Предпросмотр при импорте электронных сообщений
   Мы продолжаем модернизировать импорт электронных сообщений в системе Олимп. В новой версии системы теперь доступна возможность предпросмотра вложений электронных писем при их импорте. Такая функция поможет быстро отфильтровать письма, которые необходимо зарегистрировать или выбрать вложения письма, которые нужно прикрепить в систему. Чтобы открыть предпросмотр компонентов электронного письма, достаточно открыть закладку «Предпросмотр файлов» в окне импорта писем.
2. 2. Отправка документов на повторное согласование
   В системе существует возможность при отправке инициатором документа на согласование после доработки указать тех участников маршрута, которые согласовали документ положительно на первом круге, и которым не следует повторно присылать документ на рассмотрение и согласование. Для исключения возникновения спорных ситуаций, когда документ после доработки кардинально изменяется, а инициатор не направляет документ на повторное согласование, добавлена возможность введения ограничения таких действий. Настройка ведется по типам документов (модуль Документооборот, пункт меню Справочники => Классификация – Типы документов). На закладке «Движение» карточки типа документов необходимо убрать галочку возле атрибута «Допускается не присылать документ повторно». Таким образом, для конкретного типа документов (например, приказа, распоряжения и т.п.) можно установить запрет на выбор участников маршрута, которым документы после доработки не будут направляться на повторное согласование.
3. 3. Быстрый выбор корреспондента
   В программе исправлена ситуация, когда при быстром выборе корреспондента в список попадали корреспонденты, у которых в справочнике стоял признак «Не использовать».
4. 4. Всплывающие подсказки
   В режиме Входящие задачи все задачи поступают с определенным типом, например «исполнение», «ознакомление», «согласование» и т.д. Для того, чтобы было легко ориентироваться в поступающих документах каждому типу задачи соответствует свой значок. При этом у значка имеется подсказка, которая появляется при наведении курсора на значок. Было замечено, что часть значков не имеет всплывающих подсказок, что было исправлено в новом релизе. В частности добавлены всплывающие подсказки для напоминаний и всех контрольных заданий.
5. 5. Установление связи при многоуровневой регистрации
   Для крупных предприятий, применяющих многоуровневую регистрацию, добавлена возможность устанавливать связь между документами, зарегистрированными в первоначальном месте регистрации (например, в журнале канцелярии), и документами, регистрируемыми в подразделении. Например, при регистрации исходящего документа в подразделении, можно указать связь с входящим документом, который был зарегистрирован на первом уровне регистрации (например, в журнале канцелярии) и который отображен в журнале регистрации входящих документов подразделения. В то же время добавлена возможность при регистрации входящего документа устанавливать связь с исходящими документами, зарегистрированными в любом месте регистрации организации. Ранее эти возможности были доступны только при установлении соответствующего доступа к журналам регистрации.
6. 6. Исправления в истории движения
   Внесены исправления в формирование иерархического списка на закладке "Движение" (режим "Входящие документы"): 1. Добавлено выделение в списке жирным шрифтом ответственного исполнителя. 2. Сортировка исполнителей в том порядке, в котором осуществлялось их добавление. 3. Исправлен сбой заполнения закладки "Движение" в карточке входящего документа.
7. 7. Изменение иконки в режиме Исходящие документы
   В режиме Исходящие документы изменена иконка на ленточном меню, при нажатии на которую создается исходящее электронное письмо для отправки его из системы Олимп: с "Создать исходящее" на "Отправить адресату". Изменение связано с расширением функционала. Так, если корреспондентом указано внутреннее подразделение организации, отправка документа осуществляется с помощью этой кнопки (при наличии соответствующих настроек в журналах регистрации получателя).
8. 8. Авторегистрация переписки между подразделениями
   В системе добавлена возможность автоматической регистрации внутренних документов, направляемых от одного подразделения другому внутри одной организации. Так, например, если служебная записка подразделением 1 направляется в подразделение 2, то после ее регистрации в журнале исходящих документов подразделения 1 и отправке в подразделение 2, в журнале входящих документов подразделения 2 она автоматически появится. Для настройки автоматической регистрации служебных записок необходимо: 1. В пункте меню Справочники => Журналы и места регистрации документов привязать журнал к подразделению (поле «Подразд.» в карточке «Журнал регистрации документов». 2. На закладке «Для входящих»: - определить основного автора резолюции в поле «Руководитель»; - установить признак «Авторегистрация исходящих от подр.», который определяет, что при направлении документов из других подразделений в подразделение, указанное в поле «Подразд.» карточки журнала регистрации документов, они автоматически будут отображаться в данном журнале входящих документов.
9. 9. Поле "Тема" в карточке регистрации
   С целью максимального соответствия карточек регистрации в системе Олимп реквизитам документов внесены изменения. В частности в карточку входящего документа добавлено текстовое поле "Тема". Поле соответствует реквизиту документа "Заголовок к тексту", в котором кратко излагается содержание документа. Для входящей и исходящей корреспонденции заголовок может отвечать на вопросы: "О чём?" или "О ком?" Например, о направлении информации, о подготовке отчёта, о проведении конференции и т.п. В карточке исходящего документа поле "Тема" перенесено в левую часть карточки. Рекомендуем при регистрации входящей и исходящей корреспонденции заполнять поле "Тема" в соответствии с заполненным в документе заголовком к тексту. В журналах регистрации подключаемая колонка "Тема" заполняется в соответствии с данным полем в карточках (за исключением случая, когда выбрана тема по коду, а текстовое поле "Тема" не заполнено).
10. 10. Регистрация своих документов
    В системе Олимп имеется возможность настроить получение уведомлений о документах, поступивших на регистрацию в журнал регистрации, к которому пользователь имеет доступ. Уведомления о необходимости зарегистрировать документы в данном журнале поступают по всем документам, не зависимо от того, кто их подготовил и/или направил на регистрацию. Такой процесс удобен, когда регистрацией исходящих документов занимается один или несколько сотрудников, ответственных за делопроизводство. В то же время в организациях процессы могут быть построены так, что регистрацию исходящих документов осуществляют абсолютно все работники, занимающиеся подготовкой исходящих документов. Но регистрируют они только "свои" документы. В этом случае получение уведомлений всеми сотрудниками о необходимости регистрации всех документов нецелесообразно. Именно для таких случаев при настройке уведомлений о регистрации добавлен атрибут «уведомлять о документах поступивших на регистрацию – своих документах». При такой настройке уведомление о необходимости зарегистрировать документ будет приходить в режиме «Входящие задачи» только по тем документам, по которым сотрудник является непосредственным инициатором (исполнителем). При этом исполнитель сможет выполнить регистрацию документа непосредственно из режима "Входящие задачи", нажав на кнопку «Регистрировать» на ленточном меню. Необходимые настройки: Для осуществления возможности регистрации служебных записок непосредственно исполнителем, подготовившим служебную записку, необходимо предоставить ему доступ к соответствующему журналу регистрации (пункт меню Справочники => Журналы и места регистрации документов). Для этого в карточке журнала регистрации необходимо с помощью кнопки «Добавление» выбрать из списка сотрудника, которому предоставляется доступ. Далее в карточке «Назначение доступа к журналу регистрации документов», открываемой через кнопку «Изменение», определить права сотрудника на действия в журнале регистрации исходящих документов (добавление, изменение, удаление). При настройке доступа выбрать значение атрибута «Уведомлять о документах поступивших на регистрацию» - «Своих» документах. Для того, чтобы ограничить просмотр зарегистрированных исходящих документов списком служебных записок, по которым сотрудник является исполнителем, при настройке доступа к журналу регистрации документов, необходимо поставить галочку напротив атрибута «Только свои». Чтобы сотрудник имел доступ к режиму Исходящие документы, ему необходимо добавить роль Канцелярия-Исходящие (пункт меню «Пользователи» модуля Администрирование => Информационная безопасность).
11. 11. Исправления в работе с карточкой "Поручение исполнителю"
    Исправлены ошибочные ситуации, возникающие при работе с карточкой «Поручение исполнителю», которая открывается в режиме изменения поручения: 1. Исправлена ситуация, когда при отметке галочкой текста типового задания он не помещался в поле «Текст». 2. Исправлена ситуация, когда в процессе формирования множественной резолюции в случае, если дата не была установлена исполнителю ранее, автоматически в поле «Срок» заполнялись текущая дата и время.
12. 12. Курсив в истории движения
    Бывают случаи, когда делопроизводители направляют документ сотрудникам, не указанным в резолюции руководителя (например, для сведения), используя при этом закладку Движение в режиме Входящие документы. В истории движения было непонятно кто из сотрудников является исполнителем по резолюции руководителя, а кому направлен документ непосредственно делопроизводителем. Теперь при добавлении сотрудников через закладку Движение в режиме Входящие документы в истории эти сотрудники прописаны курсивом. При поступлении задания сотрудникам в режиме Входящие задачи на закладке "История" курсив сохранятся. Напоминаем, что жирным шрифтом выделен ответственный по документу сотрудник, желтой подсветкой выделен пользователь, который вошел в систему.
13. 13. Повернуть лист в превью
    Расширен функционал использования предварительного просмотра документов. Теперь в превью файлов формата PDF добавлены кнопки повернуть лист по часовой стрелке и против часовой стрелки.
14. 14. Индекс входящего документа при подготовке ответа
    Ранее в карточке "Регистрация в системе документооборота" при установлении связи с входящим документом в соответствующем поле отображался только номер входящего документа и его дата регистрации. Не учитывалось, что регистрационный номер может иметь сложную структуру: содержать префикс или постфикс. В программу внесены изменения, после которых в поле "В ответ на входящий" отображается полностью регистрационный индекс входящего документа.
15. 15. Отметки помощника руководителя к резолюции
    В некоторых организациях перед рассмотрением входящего документа руководителем его помощник готовит проект резолюции (предрезолюцию). При этом существует необходимость дать какие-либо пояснения для упрощения работы руководителя, связанной с рассмотрением документов, и экономии его времени. В системе Олимп функционал по формированию предрезолюции и пояснений для руководителя успешно реализован. О наличии сформированной предрезолюции можно понять по соответствующей иконке в колонке "С" (состояние исполнения задачи) в режиме "Входящие задачи" руководителя. В то же время существовала проблема неудобства ознакомления руководителя с пояснениями помощника (служебными отметками), которые размещаются на закладке "Подробно". Для упрощения работы руководителя по формированию поручений в режиме "Входящие задачи" в колонке "С" добавлены новые иконки к типу задания "На резолюцию", сигнализирующие о наличии служебных отметок. Кроме того, служебные отметки перенесены на первую закладку, в результате чего отпала необходимость переходить на закладки при рассмотрении документов.
16. 16. Подсветка файлов, которые необходимо подписать
    В случае применения электронной подписи, тем файлам, которые требуется подписать при регистрации исходящего документа, устанавливается признак "Нужно подписать ЭП". Иногда сотрудники при подготовке документов забывают устанавливать этот признак или устанавливают неверно. В результате перед подписанием компонентов электронной подписью приходится открывать карточки каждого файла для проверки наличия или отсутствия признака, что очень неудобно и трудоёмко. В систему добавлена визуализация наличия указанного признака. Теперь, если для файла установлен атрибут "Нужно подписать ЭП", в списке он подсвечивается желтым цветом. Это нововведение актуально для режимов: - Исходящие документы, - Исходящие задачи, - Документы для регистрации, а также для карточек: - Регистрация в системе документооборота, - Карточка исходящего документа.
17. 17. Регистрационный штамп
    Очень часто в делопроизводстве организации используются штампы, которые формально заменяют в бумажном делопроизводстве рукописные записи в повторяющихся однотипных ситуациях. Например, это может быть регистрационный штамп, содержащий поля для указания даты поступления и индекса входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Система электронного документооборота сохраняет принцип присвоения документам регистрационного номера. Документам автоматически присваиваются номера, которые сохраняются на всех циклах движения документа. В то же время многим организациям при переходе на электронный документооборот (СЭД) бывает трудно отказаться от привычного и видимого на документе регистрационного штампа. Встречаются ситуации, когда при внедренной системе электронного документооборота делопроизводители распечатывают документы, поступающие в организацию в электронном виде (по электронной почте) для того, чтобы поставить на документе регистрационный штамп, вписать в него номер и дату из СЭД, отсканировать документ и прикрепить в СЭД в электронном виде. Для исключения подобных ситуаций в системе Олимп реализована возможность автоматической установки регистрационного штампа на документах формата PDF. Достаточно выбрать типы документов, на которых необходимо проставлять штамп, определить вид штампа и его особенности как то: цвет, расположение, содержимое полей и др. При такой настройке во время регистрации документа на электронном образе документа отобразится штамп с заполненными полями о присвоенном регистрационном номере и дате регистрации. Важно, что штамп сохранится и при движении документа. Настройка ведется в модуле Администрирование => Сервис, пункт меню «Настройка» => Виды штампов в документах PDF (категория штампа - Регистрация). Привязка к типу документа осуществляется в пункте меню Справочники => Классификация => Типы документов (модуль Документооборот).
18. 18. Статус заданий "На резолюцию"
    После формирования резолюции в режиме Входящие задачи у руководителя задачи «На резолюцию» переходят в группу «Исполненные». Иногда требуется быстро понять состояние выданного поручения, не изучая историю движения документа. Для этого в колонку "С" (состояние исполнения задачи) добавлены иконки, отражающие состояние задачи: - назначен исполнитель, - назначено несколько исполнителей, - документ исполнен, т.к. подготовлен ответ, - документ исполнен.
19. 19. Изменение логики формирования штампа электронной подписи
    Ранее, в режиме Исходящие документы при подписании электронной подписью (с помощью кнопки на ленточном меню «Подписать ЭП») штамп электронной подписи проставлялся на документе с признаком «Нужно подписать ЭП» и поле штампа «Владелец» заполнялось в соответствии с данными сертификата электронной подписи. В новом релизе при проставлении штампа добавлена проверка на соответствие владельца сертификата электронной подписи лицу, указанному в поле «Подписал» карточки исходящего документа. В связи с этим добавлена возможность привязать сертификат электронной подписи к конкретному сотруднику из списка сотрудников, введенных в систему Олимп. Настройка ведется в модуле Документооборот, пункт меню «Справочники» => Сертификаты ЭП, кнопка «Определить владельца». Кроме того, если ранее штамп электронной подписи был неизменяемым, то теперь каждая организация может настроить его вид в соответствии со своими требованиями: начиная от количества строк и заканчивая их содержимым. Настройка ведется в модуле Администрирование => Сервис, пункт меню «Настройка» => Виды штампов в документах PDF (категория штампа - ЭП утверждающего).
20. 20. Изменения в режиме Внутренние документы
    В режиме Внутренние документы добавлены новые подключаемые колонки: Подр. - подразделение инициатора внутреннего документа; Отметка об исполнении - текст из поля, заполняемого при отметке исполнения. Кроме того, при отметке исполнения внутреннего документа появилась возможность помимо даты исполнения указать время исполнения.

Управление персоналом

1. 1. Заявление о ведении трудовой книжки сотрудника
   В связи с ожидаемым введением отчетности СЗВ-ТД в карточку трудовой книжки добавлен атрибут "Заявление о ведении трудовой книжки сотрудника". Можно указать вариант продолжения ведения трудовой книжки - в бумажном виде или электронной форме и дату подачи заявления о выборе формы. В последующем сотрудники, которые подали такое заявление будут включаться в отчетность СЗВ-ТД с последним кадровым перемещением в организации.
2. 2. Отчетность СЗВ-ТД
   В программу добавлен режим формирования отчетности СЗВ-ТД. В формировании данной отчетности принимают участие следующие документы: приказ о приеме, приказ о переводе (в которых изменялись подразделение, участок, должность, разряд), приказ о присвоении квалификационного разряда, приказ об увольнении. Дополнительно принимается заявление на выбор варианта ведения трудовой книжки. После формирования отчетности данные выгружаются в XML-файл и отправляются в ПФР.
3. 3. Уведомление и заявление о способе ведения трудовых книжек
   В списке сотрудников добавлены отчеты "Заявление о способе ведения трудовой книжки" и "Уведомление о способе ведения трудовой книжки". С их помощью можно в любой момент и в короткие сроки сформировать на конкретного сотрудника форму уведомления или заявления. Все данные сотрудника автоматически отобразятся в печатной форме. Сотруднику останется только подписать документ. Отметим, что работодатели обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве. Сотрудник имеет право написать заявление о порядке ведения его трудовой книжки до 31 декабря 2020 года. Если заявления написано не будет, то трудовая книжка будет продолжаться вестись в бумажном виде.
4. 4. Протокол ошибочных ситуаций СЗВ-ТД
   При выгрузке отчетности СЗВ-ТД программа анализирует корректность и полноту ввода данных. Если обнаруживаются критические ситуации, то выдается сообщение о том, что обнаружены ошибочные ситуации. На закладке "Ошибки" будет выведен перечень ошибок. В списке сотрудников в колонке "Ош" будет стоять соответствующая иконка. Для корректного формирования XML-файла нужно исправить ошибки и выгрузить файл повторно.
5. 5. Среднее значение численности
   В режиме итогов табеля по дням добавлена колонка "Сред." - среднее значение численности. Таким образом в данной форме можно посмотреть среднесписочную численность, а также среднее значение численности по конкретному обозначению, либо группе обозначений. Среднее значение численности рассчитывается как значение обозначений в табеле, либо обозначений, включенных в группу обозначений, разделенное на число дней в которых число обозначений больше 0. Например, можно настроить группу обозначений "Явка", включить в нее все обозначения явок и в любой момент времени можно получать значение среднеявочной численности.
6. 6. Отображение в приказе о сверхурочной работе
   Для дополнительной проверки данных в приказе о сверхурочной работе красным фоном выделяются сотрудники, которые работают на графике суммированного учета рабочего времени. По смыслу суммированного учета рабочего времени сверхурочные часы сотрудников с таким графиком работы рассчитываются по окончанию периода. Соответственно сотрудники с таким графиком работы не должны присутствовать в приказе. Для того чтобы пользователь обратил внимание на такую ситуацию введена фоновая индикация.
7. 7. Справочник о сверхурочной работе
   Ранее настройка отметок по сверхурочной работе производилась по системным параметрам. Теперь функционал учета сверхурочных работ работает на основе справочника. С помощью данного справочника можно производить гибкую настройку. А именно, разделять виды обозначений в зависимости от категории и (или) формы оплаты труда сотрудников.
8. 8. Приказ о присвоении квалификационных разрядов, классных чинов, званий
   В приказе о присвоении квалификационного разряда, классного чина, звания имеется поле "Основание" - в данном поле указывается название и реквизиты документа по которому происходит присвоение разряда. Теперь данное поле разделено на три отдельных поля: Основание - название документа присвоения разряда, № - номер документа-основания, Дата - дата документа основания. Данное изменение нужно для детализации ввода информации, а также хранения данных о названии, номере и дате документа для корректного формирования отчетности СЗВ-ТД (электронные трудовые книжки).
9. 9. Дополнительные реквизиты карточки родственника сотрудника
   Изменена карточка родственника сотрудника. В карточке атрибуты удостоверения личности перенесены на закладку "Удостоверение личности", поле "Примечание" выделено в отдельную закладку "Дополнительно". Добавлена закладка "Документы об опеке" на которой указываются реквизиты документов об опеке, усыновлении, передаче в приемную семью. Реквизиты данных документов могут быть необходимы при формировании реестров на прямые выплаты пособий фондом ФСС.

Все новости