Общесистемные справочники

1. 1. Код вида поставки
   В справочник "Виды поставок (договоров)" добавлено поле "Код". Данное поле заполняется в карточке справочника, дополнительно отображается в списке. Код позволяет структурировать информацию и более быстро находить нужный вид поставки.

Расчеты с работниками

1. 1. Изменение алгоритма расчета дней и часов в лицевом счете
   Ранее в лицевом счете фактические дни и часы отображались только по обозначениям текущего вида оплаты из табеля, теперь они рассчитываются, исходя из формулы расчета времени в карточке вида оплаты. Отметим, если формула для времени не введена, то дни и часы в лицевом счете будут рассчитываться по времени. Это позволяет в лицевом счете отображать непосредственно те дни и часы, из которых был произведен расчет заработной платы. Например, у сотрудника график указан как Я по 0001 виду оплаты и ЯВ по 0049 виду оплаты. Для расчета 0001 вида оплаты используются часы как 0001, так и 0049. Теперь, если в формуле для 0001 вида оплаты указать сумму 0001 и 0049, то именно эти часы будут отображаться в лицевом счете, ранее всегда отображались только часы по виду оплаты 0001.
2. 2. Новая функция для расчета заработной платы
   Добавлена функция ТДЧ для расчета заработной платы. Она позволяет указать алгоритм расчета фактических дней и часов в формулах расчета заработной платы. Данная функция доступна для ввода только времени расчета, в формулах расчета сумм она участие не принимает.
3. 3. Формула для расчета времени
   В карточке вида оплаты добавлена закладка "Время" на ней указывается алгоритм расчета фактических дней и часов для расчета сумм. В формулах допускается использование только функции ТДЧ, в условиях можно использовать и другие функции расчета. Время по данной формуле будет рассчитываться только при условии, что в карточке вида оплаты на закладке "Аргументы и примечания" стоят признаки "Фактические дни" и/или "Фактические часы" для расчета. По данному алгоритму расчета времени данные будут отображаться в лицевом счете. Если на закладке указано время, то в формулах достаточно указать функцию ФЧ, тогда часы в расчетах сумм будут браться именно по формуле времени. Таким образом, если формула суммы зависит от многих условий и рассчитывается от одинаковых часов, то отпадает потребность в каждой формуле прописывать отдельно часы для каждого условия.
4. 4. Сумма к выплате по договору
   Ранее при ручном указании суммы к выплате в ведомости выплаты заработной платы ставилось ограничение, что сумма выплаты не может быть больше суммы по этапу договора. На текущий момент в лицевой счет договора подряда можно включать как сумму по этапу договора, так и ручные начисления/удержания. В связи с этим в договоре подряда первоначально по всем начислениям и удержаниям формируется сумма к выдаче и при выплате именно с данной суммой сравнивается выплачиваемая сумма. Если выплачиваемая сумма больше суммы к выдаче, то выдается информационное сообщение и сохранении выплаты становится недоступным.
5. 5. Формирование проводок по заработной плате
   Добавлен системный параметр "Формировать проводки с учетом движения сотрудника", по умолчанию значение данного параметра стоит как "Да". Если параметр установлен в "Да", то при наличии у сотрудника в лицевом счете видов оплаты с движением в межпериод проводки разделяются по каждому движению, иначе - формируется проводка на общую сумму по последнему движению сотрудника в месяц.

Планирование и учет

1. 1. Изменился интерфейс режима "Акты списания"
   В режиме "Акты списания" изменился интерфейс. Теперь пользователям нет необходимости открывать карточку каждого акта, так как вся информация по ним содержится списках, сгруппированных по различным признакам: по виду ТМЦ (закладка "Состав" и "Списание"), по дате списания (закладка "По дате"). Закладка "Состав" содержит два взаимосвязанных списка. В левом списке все списанные по акту ТМЦ, в правом списке содержатся все списания по ТМЦ, выделенной в левом списке. В поле "Деятельность" отображается причина списания, так, например, если ТМЦ списано по сопроводительной карте, в данном поле будет указаны номер карты и изделие, по которому произошло списание. Тип ТМЦ (основные, вспомогательные, ПКИ, на услуги, на ремонт, прочие) отображается отдельной колонкой "Т" в левом списке. Закладка "По дате" содержит два взаимосвязанных списка: в левом даты, в которые были списания, в левом все ТМЦ, которые были списаны, в указанную в левом списке дату. В данной закладке ТМЦ не группируются по виду, а отображаются отдельно, для каждого списания. Например, если было изготовлено два разных изделия, для которых использовалась одна и та же ТМЦ, в списке будет две записи, с указанием сопроводительных карт. В закладке "Списание" указаны все списанные ТМЦ без разделения по датам и видам деятельности. Также для пересчета акта теперь достаточно выбрать нужный пункт в меню "Доп. функции".

Расчетный центр

1. 1. Изменен алгоритм расчета среднего объема точки учета
   Изменен алгоритм расчета среднего объема на точке учета, который рассчитывается в карточке показаний журнала потребления для случая когда прибор учета работает более 6 месяцев, но менее КолМес. Ранее если были показания, то выставлялся гарантированный объем, иначе 0; теперь если было хотя бы два показания, то средний рассчитывается из разницы показаний, иначе 0. На текущий момент расчет производится следующим образом. Используются понятия: КолМес – количество месяцев, входящих в период для расчета среднего объема (в карточке точки учета на закладке «Дополнительно» значение поля «Средний расход за»); КолМесПерПок – количество месяцев, в которые были переданы показания за КолМес (в журнале потребления в поле «По расходу» стоит значение «Показаний»); КолМесРабПУ – количество месяцев работы прибора учета; КолПокНач – количество показаний за все время работы ПУ; МаксПок – максимальные показания ПУ; МинПок – минимальные показания ПУ; Vсред – средний объем; Vгар – гарантированный объем (значение системной характеристики). 1.КолМесРабПУ > 6 месяцев 1.1.если Да, то проверяем КолМесПерПок <= 0="" 1="" v="" 6="" 2="">= КолМес 1.2.1.если Да, то проверяем КолМесПерПок > 1 1.2.1.1.если Да, то Vсред = Vсред = (МаксПок – МинПок за КолМес) / КолМесПерПок (ПУ работает больше КолМес и за КолМес было хотя бы два показания) 1.2.1.2.если Нет, то проверяем в КолМесПерПок > 0 1.2.1.2.1.если Да, то проверяем КолПокНач > 1 1.2.1.2.1.1.если Да, то Vсред = (показания в КолМес – максимальное показание после КолМес) / число месяцев между данными показаниями (ПУ работает больше КолМес и за КолМес есть только одно показание и в периоде после КолМес есть хотя бы одно показания) 1.2.1.2.1.2.если Нет, то Vсред = 0 (ПУ работает больше КолМес и показания не передавались) 1.2.1.2.2.если Нет, то проверяем КолПокНач > 1 1.2.1.2.2.1.если Да, то Vсред = 0 (ПУ работает больше КолМес и показания не передавались) 1.2.1.2.2.2.если Нет, то Vсред = (разница двух максимальный показаний после КолМес) / число месяцев между ними (ПУ работает больше КолМес и показания в КолМес не передавались, но есть хотя бы два показания после КолМес) 1.2.2.если Нет, то проверяем КолМесПерПок >= 2 1.2.2.1.если Да, то Vсред = (МаксПок – МинПок за КолМес) / КолМесПерПок (ПУ работает >= 6 месяцев, но меньше КолМес и показания передавались хотя бы два раза) 1.2.2.2.если Нет, то Vсред = 0 (ПУ работает >= 6 месяцев, но меньше КолМес и показания не передавались, либо одно)
2. 2. Проверка ввода показаний по ТУ
   Журнал потребления состоит из двух список: списка абонентов и списка ТУ данного абонента. В списке ТУ с помощью "Доп.функции" можно массовым образом изменить дату текущих показаний. Теперь при таком вводе проверяется, что дата текущих показаний должна быть больше даты предыдущих показаний. Если данное условие не соблюдается, то будет выведено информационное сообщение и сохранение данных будет недоступно.
3. 3. Администратор работы с материальными документами
   В справочник специалистов по работе с абонентами добавлен признак "Администратор работы с материальными документами". Данный признак позволяет редактировать журнал материальных документов в открытом месяце расчетов с абонентами в обход параметра "Количество дней редактирования материальных документов". Т.е. пользователь с данным признаком может корректировать любые документы в открытом месяце работы.
4. 4. Месяц работы в расчетах с абонентами
   Для отделения добавлен период работы с материальными документами в модуле "Расчеты с абонентами". Данный месяц указывает на открытый месяц работы с журналом материальных документов. Невозможно будет вносить изменения (добавление, удаление, изменение) в материальные документы до данного месяца.
5. 5. Новый системный параметр
   Добавлен системный параметр "Количество дней редактирования материальных документов". Он указывает на количество рабочих дней, за которые можно корректировать журнал материальных документов в открытом месяце работы.
6. 6. Ограничение доступа на действия в списке актов выполненных работ
   В списке актов выполненных работ ("Расчеты с абонентами - Документы - Акты выполненных работ") добавлено ограничение доступа на действия. Разделяют следующие группы пользователей: администраторы - те у кого в карточке специалиста по работе с абонентами установлен признак "Администратор работы материальных документов" и не администраторы (соответственно без данного признака). Администраторы могут вносить изменения (удалять, изменять, добавлять) в любые документы открытого месяца для расчетов; не администраторы в документы, ограниченные датой параметра "Количество дней редактирования материальных документов". Если редактирование будет происходить в закрытом периоде или закрытой дате, то будут выводиться информации сообщения о невозможности осуществления действия. Аналогичные изменения также недоступны в режимах Прочие материальные документы, Журнал материальных документов, Корректировочные документы, а также при копировании материальных документов.
7. 7. Прописывание актов выполненных работ в журнале материальных документов
   Акты выполненных работ по расчетам с абонентами прописываются в журнал материальных документов при формировании счетов-фактур. Ранее записи из журнала материальных документов удалялись при удалении самого документа, теперь - при удалении счета-фактуры.
8. 8. Массовое формирование счетов-фактур
   В связи с разграничением доступа к редактированию документов внесено изменение в функционал массового формирования счетов-фактур по актам выполненных работ. Ранее на закладке "По показаниям" при нажатии на "Доп.функции - Формирование Счетов-фактуры" выводилось сообщение с вариантами: по текущему акту, по всем актам. Сейчас данное сообщение убрано. Чтобы сформировать счет-фактуру по конкретному акту нужно выделить данную строку в списке, если выделенных строк нет, то по умолчанию откроется список с актами выполненных работ, по которым возможно сформировать счета-фактуры. Отметим, что список актов выполненных работ также будет ограничен по доступу.

Документооборот

1. 1. Модернизирован режим Анализ загруженности исполнителей
   Модернизирован режим Анализ загруженности исполнителей. Теперь в режиме можно увидеть не только список задач, находящихся у исполнителя, но и оценить количество задач, поступивших исполнителям (колонка «Кол.»), количество задач, находящихся под угрозой срыва срока (колонка «Угр.»), количество просроченных задач (колонка Ср.). Кроме того, не выходя из режима, можно ознакомиться с поручением, данным исполнителю, историей работы с документом, его вложениями.
2. 2. Отписывание резолюции по типовому маршруту
   Бывают такие типы входящей корреспонденции, которые рассматриваются по одной и той же схеме маршрута, то есть все эти документы всегда отправляются к одним и тем же сотрудникам, в одной последовательности. Поэтому в системе появилась новая возможность формировать резолюцию по шаблону, который имеет вид типового маршрута. Используя этот функционал, руководителю не придется каждый раз выбирать исполнителей в резолюции вручную. Формируя ее по шаблону типового маршрута, участники определятся автоматически, в соответствии с заданным параметрами в маршруте. Для того чтобы создать такой шаблон, нужно перейти в раздел «Справочники», выбрать пункт «Шаблоны» - «Шаблоны резолюции». Затем создать новый по кнопке «Добавить». Откроется карточка шаблона резолюции, где нужно заполнить название, указать типовой маршрут (поле «Процесс») и в поле «Назначение» выбрать пункт «Резолюция отписывание». После этого сохранить карточку резолюции. В результате, руководитель при формировании резолюции сможет выбрать данный шаблон.
3. 3. Приоритетные документы в режиме "Документы для регистрации"
   Ранее, в режиме "Документы для регистрации" регистратор не видел информацию о том, что документу установлен какой-либо приоритет. Приоритет же устанавливается, для таких документов, чье рассмотрение требует особого внимания исполнителей, например, если нужно отправить по нему ответ в максимально короткие сроки. В связи с этим были внесены изменения в систему. Теперь в режиме "Документы для регистрации", документы с установленным приоритетом, имеют цвет шрифта соответствующий приоритету. Такой вид документа поможет регистратору быстро определить, является документ приоритетным или нет.
4. 4. Введена номенклатура дел по подразделению
   В небольших организациях после того как работа с документами закончена, они помещаются в дела, которые формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если же организация крупная, то, как правило, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали. В системе Олимп при заполнении регистрационной карточки в системе документооборота, например, при создании исходящего или внутреннего документа, в поле «После прохождения маршрута» можно указать в каком деле в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел будет храниться создаваемый документ. И если ранее в поле «В дело номер» выходил весь список дел в составе номенклатуры, то теперь появилась возможность ограничить список по составу дел конкретного подразделения. Для осуществления такой фильтрации достаточно при формировании номенклатуры дел в карточке «Дело» указать к какому подразделению относится то или иное дело. Теперь выбор дела станет простым и быстрым! Особенно это актуально для организаций с объемной номенклатурой дел. Справочно: если дело не закреплено ни за одним из подразделений, то оно будет отображаться во всех списках и у всех подразделений.
5. 5. Отметка об исполнителе в соответствии с требованиями стандарта
   В системе Олимп существует возможность формировать документы по заданному шаблону. При этом в документ автоматически будет устанавливаться, например, номер и дата входящего письма, на который подготовлен ответ, название корреспондента, имя и отчество адресата корреспондента и др. Эта возможность реализована в системе с помощью тегов, состав и содержание которых постоянно пополняется в соответствии с изменениями требований к оформлению документов. Так, в соответствии с пунктом 5.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» такой реквизит документа как отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. . В целях приведения функционала системы в соответствие с требованиями для элементов системы «Деловой процесс», «Исходящий документ» и «Внутренний документ» добавлены следующие теги: Иниц_ФИО_Полное – для включения в шаблон фамилии, имени и отечества исполнителя, подготовившего документ; Иниц_Подразделение – для включения в шаблон наименования подразделения исполнителя; Иниц_Эл_Адрес – для включения электронного адреса исполнителя. Справочно: теги с должностью и контактным номером телефона инициатора документа были включены в систему ранее.
6. 6. Приоритетные документы и задания в Web-приложении Олимп
   Для повышения наглядности и информативности списка пришедших к адресату документов в системе есть возможность задавать приоритет исполнения того или иного документа (задания). У каждого адресата в списке входящих задач, пришедших для обработки, документ (задание), имеющий определенный приоритет, будет подсвечен указанным цветом приоритета. Ранее, этот функционал не распространялся на web-приложение Олимп и приоритетные документы или задания в списке не выделялись. В связи с этим, внесены изменения в систему и теперь, если пользователю поступает входящая задача или документ с установленным приоритетом, в списке он будет отражаться шрифтом цвета приоритета. Эта возможность позволит не упустить самые срочные и важные документы.
7. 7. Форма "Резолюция на входящий документ"
   При внесении резолюции по входящему документу помощником руководителя в систему Олимп, может быть допущен неверный шаг в том плане, что пользователь открывает форму резолюции не по тому документу, по которому необходимо. Ранее в системе данное действие было не предусмотрено и при закрытии пользователем формы резолюции, дата резолюции записывалась в карточку документа. Данная ситуация была исправлена и сейчас, если не нужно сохранять внесенные данные резолюции, карточка входящего документа останется без изменений. Также в форме резолюции на входящий документ, при нажатии двойным кликом мыши на поле "Приоритет", теперь для просмотра будет открываться карточка выбранного приоритета.
8. 8. Новые контрольные точки на списки
   Как известно, в системе Олимп можно установить контрольные точки для каждого пользователя в зависимости от его должностных обязанностей, доступа к информации, наличия ограничений по совершению каких-либо действий в информационной системе и др. Иными словами установить права доступа. Контрольные точки созданы на формы, списки, меню и др. Если контрольная точка создана на форму, то существует возможность дать доступ на совершение любых действий со списками формы либо совсем отказать в доступе. При этом зачастую требуется ограничение пользователя в совершении какого-то конкретного действия над списком, например, только в объединении позиций в списке, или только в создании составляющих списка, или в том и другом. Установка таких ограничений возможна только в том случае, если установлена контрольная точка на список. Для удобства настройки прав доступа к справочникам документооборота часть контрольных точек с форм перенесена на списки: сп_Причины_ДО (для справочников причин изменения срока или исполнения задания, переадресации задач, отмены и возврата заданий, установки и отмены контроля, отклонения регистрации); сп_Способы_Отпр_Док (для справочника способов отправки корреспонденции); сп_ДопАтрибРКК (для справочника дополнительных атрибутов РКК). Кроме того, созданы ранее не существующие контрольные точки: Для группы контроля исполнения – сп_ГруппыКонт Для мест проведения совещаний – сп_МестаСовещаний. Последние две контрольные точки включены в роль Адм. – Делопроизводство. И еще одно важное дополнение: если ранее карточка роли в информационной системе помимо контрольных точек включала в себя только краткое имя пользователя, по которому трудно было быстро сориентироваться по какому конкретному сотруднику осуществляется настройка прав доступа, то теперь для простоты работы добавлены 2 подключаемые колонки с Фамилией И.О. сотрудника и кодом его подразделения.
9. 9. Работа с группами сотрудников
   При работе в форме "выбор группы сотрудников" теперь нет возможности выбрать системную группу "Сотрудники", об этом уведомляет система информационным сообщением. В случае если нужно отправить задание или сообщение всем сотрудникам организации, необходимо выбирать не группу, а установить галочку в левом верхнем углу списка данной группы. Это было сделано для того, чтобы уменьшить риск случайной отправки заданий или сообщений всем сотрудникам организации.
10. 10. Подсвечивание задач, просроченных исполнителями
    В системе Олимп с помощью системного параметра «Подсвечивать просроченные задания» можно установить для себя подсказку о подходе к завершению сроков исполнения заданий или о срыве сроков. Так, розовым фоном будут подсвечиваться задания, по которым подходит срок исполнения к завершению, красным фоном - просроченные задания. В то же время руководителю важно знать о том, выполняют ли назначенные им исполнители задания в установленный срок. Поэтому теперь в системе в режиме Входящие задачи таким же образом будут подсвечиваться задания, по которым подходит к завершению срок, назначенный исполнителю, или просроченные задания. В связи с тем, что по документу может быть назначено несколько исполнителей с разными сроками исполнения, подсвечивание реализуется по ближайшему назначенному сроку. На рисунке с примером видно, что текущая дата - 3 июня. Красным цветом подсвечены просроченные задачи, то есть те задачи, по которым срок исполнения установлен позднее, чем 3 июня. Однако письмо, по которому определен срок исполнения 5 июня, также выделено красным цветом. Почему? Это связано с тем, что исполнитель или исполнители нарушили срок исполнения, установленный непосредственным руководителем. Если встать на строку с этим письмом и проанализировать вкладку «История», то можно увидеть, что действительно исполнителю Абрамову В.Н. срок для исполнения был установлен 31 мая и, следовательно, он просрочил выполнение задания.
11. 11. История согласования связанного документа
    В системе исправлено отображение истории движения связанного документа в режиме Входящие задачи. Например, таким документом является подготовленный ответ на поступивший входящий документ. Если раньше история поступившего на согласование ответа включала в себя только информацию о дате и времени поступления входящего документа руководителю, указанного в резолюции, и времени взятия документа в работу, то теперь история дополнена историей движения связанного документа. Например, это может быть история согласования ответа. Таким образом, история движения связанного документа состоит: - из подчеркнутой вершины, которая включает в себя лицо, которому по резолюции отписан входящий документ для исполнения; - непосредственного состава лиц, которым направлен документ, подготовленный в свЯзи с входящим документом, на рассмотрение. Не надо забывать, что найти входящий документ, который явился причиной подготовки связанного документа, в системе очень просто - его карточку всегда можно увидеть во вкладке «Связанные документы».
12. 12. Изменение колонок в режиме Входящие задачи
    В режиме Входящие задачи возможно подключение и отключение колонок, что позволяет сделать работу со списком удобным для каждого конкретного пользователя (подробнее о работе со списками - в видеоролике по ссылке: https://www.youtube.com/watch?v=CXxnPe5OG0M) Практически у всех пользователей подключена колонка «Содержание», которая является информативной и содержит текст приходящих уведомлений и сообщений. Но чаще всего в этой колонке содержится задание, порученное исполнителю, так как именно в режиме Входящие задачи поступают все документы и задачи для работы. При этом возникало неоднозначное понимание названия колонки «Содержание», ведь зачастую она содержит именно задание для исполнения. Для устранения разночтений колонка «Содержание» переименована в «Задание», при этом наполнение колонки не изменилось. В то же время появилась возможность подключения дополнительной колонки «Содержание», которая включает в себя текст поля «содержание» из карточки внутреннего документа или карточки регистрации в системе документооборота.
13. 13. Копирование карточки исходящего документа
    При регистрации однотипных документов в режиме Исходящие или Входящие документы можно воспользоваться функцией копирования карточки с помощью одновременного нажатия двух клавиш Ctrl+Insert. При этом копирование некоторых полей карточки не является логичным, в связи с чем в систему внесены изменения, исключающие копирование информации о полученном ответе на исходящий документ, который регистрируется в данный момент времени (вкладка Полученный ответ карточки исходящего документа). Примеры других полей карточки исходящего документа, которые не копируются, представлены на рисунке. Не стоит забывать, что необходимость копирования файлов устанавливается с помощью системного параметра «Копировать документы при добавлении исходящего по шаблону».

Отношения с клиентами

1. 1. Отвязать контакт от обращения
   В списке контактов обращений по "Доп.функции" добавлен пункт "Отвязать контакт". С помощью него можно убрать привязку контакта к обращению. Отметим, что пользователь может отвязывать только свои контакты.

Управление персоналом

1. 1. Фактический стаж в больничном листе
   Практически в каждой организации кадровая служба заполняет стаж работы сотрудников, в этом случае, в карточке больничного листа поле с фактическим стажем работы активно для изменения не должно быть, так как больничный лист обычно оформляет бухгалтерия. Поэтому, поле с фактическим стажем в больничном листе теперь по умолчанию будет неактивно для изменения, но в случае если в организации бухгалтерия осуществляет ввод информации о стаже работы сотрудника, поле можно сделать изменяемым. Для этого необходимо перейти в справочник "виды больничных" (Справочники - Справочники учета рабочего времени - Виды больничных). В необходимой карточке вида больничного установить признак "Расчетную величину стажа можно изменить". Данная возможность позволяет избежать проблем с доступом по вводу или удалению данных о стаже работы сотрудников.

Все новости