График отпусков на 2013 год

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Для чего нужен график отпусков?

  • Исполнение законодательства
  • Планирование загрузки специалистов
  • Сбор данных для финансового планирования
  • Обеспечение права работников на отпуск
  • Контроль использования работником права на отпуск

Когда подготавливают и утверждают график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. То есть подписать график на 2013 год нужно не позднее 17 декабря 2012 года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Какие факторы учитывать при составлении графика?

1. Специфику деятельности организации

  • Наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск
  • Возможность взаимозаменяемости работников
  • Распределение работников по подразделениям
  • План развития компании на следующий год

2. Пожелания работников

3. Положения действующего законодательства об отпусках

  • Общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков
  • Особенности использования отпуска отдельными категориями работников
  • Особую продолжительность отпуска

Какие сведения следует отразить в графике?

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

Графа таблицы

Описание заполнения

Графа 1 Структурное подразделение

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.

Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания

Графа 3 Фамилия, имя, отчество

Сведения указываются без сокращений

Графа 4 Табельный номер

Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться

Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней

Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.

Графа 6 Отпуск. Дата запланированная

Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2012 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2013 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Какую дату отпуска указать?

В графе 6 нужно указать планируемую дату отпуска. Соберите информацию о планируемой дате отпуска у сотрудников и внесите данные в график. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2013 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк!

Как утвердить график отпусков?

График отпусков должен быть пописан руководителем кадровой службы.

Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Утверждение графика отпусков руководителем.

Реквизит «Гриф утверждения» содержит УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

После утверждения необходимо зарегистрировать график отпусков.

Как ознакомить работников с графиком?

После того как график утвердит руководитель компании, ознакомьте с этим документом всех сотрудников.

Работодатель может использовать следующие варианты:

  • Дополнить таблицу унифицированной формы Т-7 графой 11. Данные изменения необходимо оформить приказом по компании. Порядок применения унифицированных форм первичной документации позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты.
  • Оформить журнал ознакомления с графиком.

Как вносить изменения в утвержденный график?

Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно претерпевает изменения.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Если работник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме, указав новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Если уход работника в отпуск вне графика неблагоприятно отразиться на производственном процессе, то работодатель вправе отказать сотруднику в такой просьбе.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может измениться и по инициативе работодателя. Например, если уход работника в отпуск в текущем году может отрицательно отразиться на работе компании (ч. 3 ст. 124. ТК РФ). Действия работодателя будут правомерны, если:

  • Работодатель получит письменное согласие работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (Заявление о согласии переноса срока отпуска).
  • Работодатель издаст приказ о переносе срока отпуска, в котором укажет какой отпуск и на какой срок перенести. С приказом обязательно ознакомит работника.

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска неизбежен, если

  • сотруднику своевременно не были выплачены отпускные;
  • уведомление о времени начала отпуска направлено позднее чем за две недели до его начала.

Реквизиты документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9.

В графике отпусков есть также графа 10 «Примечания». Ее заполните, например, в том случае, если работника отозвали из отпуска, а оставшуюся часть перенесли на другое время.

Какая ответственность за отсутствие графика отпусков?

Ответственность предусмотрена как за не составление графика работодателем, так и за его несоблюдение.

Если график отсутствует. За несоблюдение трудового законодательства пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

  • для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.

Если график утвержден позже, то работники могут предъявить претензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую инспекцию.

Какой срок хранения графика отпусков?

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" графики отпусков положено хранить даже после замены иго новым в течение года.

Авторизация