Порядок формирования и оформления делФормирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, либо ответственный сотрудник общего отдела организации. Формирование дел следует начинать в конце уходящего, либо в самом начале наступающего года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Заголовок на обложку дела переносится полностью из утвержденной номенклатуры. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях либо ответственным сотрудником общего отдела организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дела к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях: пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. АвторизацияНовости
|
Телефон: +7(3412) 956-965;
|
|
© 2012-2013 Права на содержимое сайта принадлежат компании «Градиент-Новые Технологии», использование размещенных на сайте текстов возможно только с письменного разрешения владельца |