Порядок формирования и оформления дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, либо ответственный сотрудник общего отдела организации. Формирование дел следует начинать в конце уходящего, либо в самом начале наступающего года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Заголовок на обложку дела переносится полностью из утвержденной номенклатуры.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему дело не должно превышать 200-250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях либо ответственным сотрудником общего отдела организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме,
  • нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела,
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,
  • подшивку или переплет дела,
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

  • наименование представительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официального принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  • наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
  • номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;
  • дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

  • Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
  • Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
  • Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
  • Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
  • Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
  • Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дела к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях: пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Авторизация